+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Можно ли сдавать в архив конфиденциальные документы

Можно ли сдавать в архив конфиденциальные документы

Факт изготовления проекта конфиденциального документа отражается в учетной карточке подготовленного документа или в описи конфиденциальных документов фирмы. Все последующие перемещения документа фиксируются в учетных карточках. Выдача проекта документа исполнителю для согласования и подписания ежедневно осуществляется референтом по разовой расписке. Издание документа согласование, подписание и при необходимости утверждение организуется исполнителем. Руководитель подписывает все экземпляры и копии изготовленного документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как подготовить документы к архивному хранению

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела

Расшифровка подписи Дата Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы "Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

Наиболее ценные документы например, рукописи и т. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов.

Внутреннюю опись помещают в начале дела. Заверительную надпись лист-заверитель помещают в конце дела. Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы утверждены ЭПК архивной организации. Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах.

Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В архив организации передаются дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.

Дела временного хранения до 10 лет включительно передают в архив по усмотрению руководства организации учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения свыше 10 лет по описям, одобренным экспертной комиссией организации.

Дела временного хранения до 10 лет включительно принимают по номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России.

По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы. Расходы по хранению бухгалтерских документов Как правило, большинство бухгалтерских документов хранятся не больше 10 лет.

В течение всего срока они находятся в структурных подразделениях организации, которые их "произвели", а затем уничтожаются. Никаких расходов, связанных с их хранением, у организации, обычно, нет. Вместе с тем многие документы по созданию общества и его деятельности должны храниться постоянно.

Например, учредительные документы акционерных обществ. Они составляют так называемую негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и должны храниться в собственных архивах обществ.

Однако на практике такие архивы имеются не на всех предприятиях. Некоторые из них пользуются услугами специализированных архивов государственных или частных. В зависимости от того, где хранятся документы на фирме или в архиве , бухгалтерам приходится по-разному отражать затраты.

Документы хранятся в собственном архиве В таком случае организация несет ряд расходов. Во-первых, это могут быть средства, потраченные на аренду помещения, и коммунальные услуги.

Во-вторых, нужно оборудовать архив — установить стеллажи и т. И, наконец, деньги потребуются и на то, чтобы содержать штат сотрудников, необходимый для работы архива. Как же учесть данные расходы?

В бухгалтерском учете их следует отнести к общехозяйственным расходам, то есть на счете 26 "Общехозяйственные расходы".

Что же касается налогообложения, то указанные суммы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это следует из подпункта 18 пункта 1 статьи Налогового кодекса РФ. Пример 1 ООО "Бригантина" хранит документы в собственном архиве.

В январе года на содержание архива организация потратила следующие суммы: — руб. Предположим, что в архиве работают только женщины года рождения и старше. Стандартные вычеты по налогу на доходы физических лиц в данном примере рассматривать не будем. Налогооблагаемый доход ООО "Бригантина" может уменьшить на 18 руб.

Документы хранятся в специализированном архиве Сразу отметим, что необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям.

И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить.

Прежде чем сдать документы на хранение в государственный или частный архив, предприятие заключает с этим учреждением специальный договор. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы фирмы. В бухгалтерском учете расходы на хранение документов в госархивах учитываются следующим образом.

Если в договоре указан срок хранения документов, то плату за хранение надо отражать как расходы будущих периодов. Их нужно включать в себестоимость в течение срока хранения документов. Ежемесячно в затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу. Чтобы избежать длительного периода, в течение которого должны списываться затраты, в договоре с архивом не надо указывать конкретный срок хранения документов.

Достаточно ограничиться условием, что бумаги будут храниться "до востребования". Этот пункт в контракте может выглядеть, например, так: " Архив обязуется хранить принятые от акционерного общества документы до того момента, пока они не будут востребованы организацией.

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль подпункт 18 пункт 1 статьи Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание: услуги, оказываемые архивными учреждениями, НДС не облагаются подпункт 6 пункт 1 статья Налогового кодекса РФ. Поэтому облагаемую налогом прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная архиву. В договоре с архивом написано, что документы будут храниться "до востребования".

За эти услуги фирма заплатила архиву руб. НДС не облагается. Директор ОАО "Парус" выпустил приказ, в котором указано, что затраты компании на хранение документов в архиве должны списываться в течение года с января по декабрь г.

В бухгалтерском учете ОАО "Парус" делает такие проводками: в январе г. В состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в году ОАО "Парус" спишет руб.

Состав управленческих документов организации Из книги советов секретарю автора Энговатова Ольга Анатольевна 2. Состав управленческих документов организации Распорядительные документы Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. Особенности учетной политики кредитной организации.

Расшифровка подписи Дата Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы "Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", производится в соответствии со специальными инструкциями. Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.

«Панамские документы»: компания Mossack Fonseca объявила о закрытии

Именно этим вопросом рано или поздно озадачивается руководитель компании, глядя на бумажный хаос, воцарившийся на территории его офисных владений. Кому поручить подготовку документов к архивному хранению? Как сделать это максимально удобно в первую очередь для сотрудников самой компании, которым не раз придется обратиться в архив? Первый путь — узнать как можно больше о подготовке документов к архивному хранению и самостоятельно приступить к ее выполнению.

Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации

Книги по делопроизводству, вышедшие в — I половине гг. Автор: Н. ISBN В сборник вошло большинство форм кадровых документов с подробными инструкциями по их заполнению. В работе рассмотрены тонкости оформления трудовых отношений, нюансы организации работы с персоналом, правила ведения учетной и справочной документации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Порядок передачи документов архива на постоянное хранение 9.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении. Носителем информации выступает документ. Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термины и определения. Число реквизитов определяется целями создания, документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Официальные документы- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Подготовка документов для сдачи в архив

Главная Можно ли сдавать в архив конфиденциальные документы Можно ли сдавать в архив конфиденциальные документы Архивные документы Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения Конфиденциальными называются, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. Удивительно, но факт! Отделы кадров О местах нахождения организаций в г. К конфиденциальным относятся, имеющие гриф ограничения доступа: Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Практическое архивирование документов с использованием собственных складов. Обработка размещенных в архиве документов.

Как навести порядок в бумажных документах Как навести порядок в бумажных документах Деятельность любого предприятия сопровождается большим количеством документов. Даже несмотря на современное цифровое хранение, часть документов остается в объемном бумажном документообороте. Навести порядок в бумажных документах силами собственных штатных специалистов удается не всегда — для этого нужны специальные работники. Как правило, содержание таких людей не выгодно предприятию и требует дополнительных расходов на заработную плату и социальный пакет. Идеальный вариант с точки зрения профессионализма и экономии средств — обратиться в компанию, предоставляющую услуги систематизации хранения бумажных документов. Как работают профессиональные архивные работники? Работники компании, действительно, являются экспертами по наведению порядка в бумажных документах и оказывают услуги аутсорсинга. Они владеют информацией о сроках хранения каждого документа в соответствии с требованиями государственного стандарта и знают правила их сортировки.

Ф «Защита и обработка конфиденциальных документов» порядок комплектования ведомственного архива конфиденциальной В процессе изучения студенты должны сдать зачет в седьмом и экзамен в восьмом семестрах. Знания, полученные при изучении таких раздело делопроизводства, как.

9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

Цена оригинала рублей. Оформлен в программе Microsoft Word. Кроме этого необходимо дальнейшее улучшение действующего законодательство и нормативно правовой базы. Сегодня архивы трансформируются. Эта метафорам означает что сегодня архив должен быть современным инновационным безопасным отрытым и социально интегрированным для общества. Цель данной работы заключается в разработке предложений и рекомендаций по совершенствованию технологий хранения и использования конфиденциальных документов в архивах Задачи работы 1. Рассмотреть и проанализировать виды конфиденциальных документов КД находящихся в архивах 2.

Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля

Правила приема на работу иностранных граждан Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся: документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей ; документы по аттестации и установлению квалификации; различные наградные документы наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду ; документы, подтверждающие вредные условия производства; списки работников, имеющих право на льготную пенсию документы: ходатайства, справки, анкеты ; книги прописки жильцов; а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот. Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права.

3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов

Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов. При поступлении обязательнопроверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. Если документ с грифом ограничения доступа поступил в организацию фирму , то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень организации. Конвертование и отправка конфиденциальных документов ocyществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы.

Можно ли сдавать в архив конфиденциальные документы

Когда как статьей 47 НК предусмотрен 5-летний срок хранения налоговой отчетности. По мнению специалистов Центрального госархива, в течение 5 лет налоговая отчетность должна храниться в налоговых органах и у налогоплательщика. После истечения этого срока и при условии завершения ревизий годовые налоговые отчеты должны быть переданы в госархив на постоянное хранение; 2 в Типовом перечне к срокам хранения бухгалтерских документов по хозяйственным операциям 5 лет установлены дополнительные условия — при завершении ревизий.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают.

Архивное хранение конфиденциальных документов

На стадии "рабочая документация" на постоянное хранение передаются: 1 чертежи общего вида унифицированных узлов; 2 групповой конструкторский документ; Чертежи деталей поступают на постоянное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации. При отборе объектов на постоянное хранение необходимо учитывать: 1 степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов; 2 оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов; 3 масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность.

Комментарии 9
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мирон

    Интересует вопрос, при покупке транспортного средства возврат ндс

  2. Еремей

    1. Копия Кассового чека.

  3. Нина

    Спасибо и удачи вам во всем!

  4. Серафима

    Можно с тобой общатца,Я все знаю

  5. cumorti

    Подскажите, нанятый не оформленный сотрудник это человек который получает з/п за труд. К примеру если за прилавком постоит жена БЕСПАТНО, то как ее можно назвать не оформленной? Или с кумом в конце дня к примеру рассчитаюсь шашлыком. В виде благодарности. То тогда как?

  6. Мирон

    Ставь лайк если ты переселенец из луганской области!)

  7. betfdownflat

    Банк подал в суд. Если я свою часть в квартире переоформлю на родственника,и выпишусь с этой квартиры. Смогут ли наложить арест на имущество? И какие проблемы могут возникнуть?

  8. Кондратий

    Я вот лично не хотел бы, чтобы кто-то из не очень честных людей учился по таким курсам .

  9. compterticon

    Получил штраф 8500 ,бляху вывез а штраф платить не хочу пока,что мне грозит или ничего?

© 2018 thehushnow.com